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Google Drive Connection

Tella allows users to sign in to their Google account directly from Tella and to upload files directly to Google Drive.

Similarly to other server connections (like Tella Web, Uwazi, Dropbox, Nextcloud or Open Data Kit), connecting to a Google Drive server enhances the security of data collected on Tella by:

  1. Permettant aux utilisateurs et utilisatrices de collecter des données directement dans le conteneur crypté de Tella.
  2. Ensuring that data is sent directly from Tella to Google Drive, without needing to install the Google Drive app on the device or sending the data through a third-party app.
  3. Allowing users to back up their data on a remote location, to lower the risk that data is discovered on their mobile device.
  4. Assurant que les organisations peuvent conserver les informations importantes même en cas de saisie ou de destruction d'appareils, et les organiser à des fins de recherche, de plaidoyer ou de processus de responsabilisation.

The Google Drive connection is a an option to collect photos, videos and audios from users in the ground, when there is no technical capacity to install a self-hosted server(like Tella Web server) and there is no risk on using a commercial tool like Google.

Submissions to Google Drive take the form of "reports" which include a title, a text description, and files like photos, videos and audio recordings.

note

The Google Drive connection is not available in Tella Android FOSS, because it uses closed-sourced libraries.

note

The Google Drive connection may not work on Huawei devices released after May 2019 or Honor devices released between mid-2019 and October 2021, as these devices do not have Google Play Services installed due to US restrictions.

danger

Even though data is encrypted (SSL) when transferred to your Google Drive account, anyone with access to the Drive account can view the files.

When to Use Google Drive​

The Google Drive connection may be particularly well-suited for:

  • Organizations that already use Google Drive.
  • Users who already have a Google account.
  • Projects where the privacy needs do not preclude the use of a tool like Google Drive.
  • Organizations that cannot or don't want to self-host an app (like Tella Web server) on a server.
conseil

If you need help figuring out if Google Drive is best for your use-case, read our guide or contact us!

Connect to Google Drive​

In order to connect to a Google Drive:

  • Utilisez le bouton Actualiser en haut à droite pour extraire de nouvelles ressources de l’espace de votre organisation.
  • Select "Google Drive" from the list of available server types.
  • Login to your Google account using the Google login flow on the web view.
  • Grant Tella permissions to modify your Google Drive (we need this permission to be able to upload files to your drive and create folders in your behalf).
  • Choose a name for the folder where all your Tella submissions will be saved.

Manage the Google Drive connection​

  • In Settings ⚙️ > Connections > Google Drive > 3-dots, you can:
    • Delete the connection

For now, it is not possible to sign in to multiple Google accounts at the same time. If you want to sign-in to your Google Drive using a different email, delete your Google Drive connection and create a new one.

Submit to Google Drive​

  • Once connected, a "Google Drive" card will appear in the "Connections" section of the homescreen. Tap on this card to start submitting to Google Drive.
  • The main Google Drive screen allows navigation between the Drafts, Outbox, and Submitted tabs.
  • Tap the "New report" button at the bottom of the screen to create a new report to Google Drive.
    • On the "New report" screen you can fill in the report's details, including title, description, and optional attachments of photos, videos and audio recordings.
  • Utilisez le bouton « Enregistrer le brouillon » (en haut à droite de l'écran) pour enregistrer le rapport en tant que brouillon sans quitter l'écran "Nouveau rapport".
    • Afin de pouvoir enregistrer le rapport en tant que brouillon, vous devez au moins saisir son titre
    • Un message apparaîtra à l’écran pour confirmer que le brouillon a bien été enregistré.
  • Le bouton "Soumettre plus tard" enregistre le rapport dans la boîte d'envoi pour une soumission manuelle.
    • L'onglet Boîte d'envoi est souvent utilisé lorsque les collecteurs et collecteuses de données n'ont pas accès à Internet ou si la connexion n'est pas stable.
  • The “Submit” button sends the report to Google Drive immediately.
    • Si la soumission échoue en raison de problèmes de connectivité, le rapport est dirigé vers l'onglet "Boîte d'envoi".
    • If the report is submitted correctly, it goes to the “Submitted” tab and a new folder will be created in Gooogle Drive with the title you selected and the description you entered. All attachments will be added to the folder.

Projets de rapports​

A Draft report is a report that was created and saved but not yet submitted. Drafts reports are useful to save work in progress that can be editted later on. It allows users to create reports offline or over a long period of time before finalizing and sending them. This is especially useful in low-connectivity areas or when a user needs to gather information in multiple stages.

Les rapports dans l'onglet Brouillon peuvent être modifiés.

  • Sur l'écran "Nouveau rapport", appuyez sur le bouton "Enregistrer le brouillon" pour enregistrer le rapport en tant que brouillon.
    • Un message de confirmation s'affichera et vous pourrez continuer à travailler sur le rapport ou quitter pour y revenir plus tard.
  • Si vous essayez de quitter un rapport sans sauvegarder votre travail, il vous sera demandé de confirmer si vous êtes sûr de quitter sans enregistrer le rapport.
  • Dans l'onglet Brouillon, vous pouvez afficher et gérer les brouillons de rapports. Ouvrez un brouillon de rapport pour continuer à travailler dessus et soumettez-le.
  • Vous pouvez supprimer un brouillon de rapport en appuyant sur les trois points > Supprimer ou en saisissant le rapport et en appuyant sur le bouton Supprimer.

Submit a Report to Google Drive​

  • Dans un rapport, appuyez sur « Soumettre » pour lancer la soumission du rapport.
  • Vous serez redirigé vers un écran récapitulatif affichant la progression du chargement pour chaque pièce jointe.
  • Un bouton "Supprimer" est disponible pour arrêter le téléchargement et supprimer le rapport.
  • Si le rapport est en cours de chargement, un bouton « Pause » permet d'arrêter temporairement le téléchargement, qui peut être repris ultérieurement à l'aide du bouton « Reprendre ».
  • Sortir d'un rapport n'affecte pas l'état du chargement. Si le rapport est en cours de chargement, le processus continue.
info

After a report has been uploaded to Google Drive, it is not possible to delete it on Google Drive from the Tella mobile app. Deleting a submitted report will only delete the local version of it, not the report on the server.

info

Deleting a report in the middle of submission will cancel the upload of the files that haven’t been uploaded yet, but submitted files and partially submitted files that are already on Google Drive won’t be deleted.

Boîte d'envoi​

L'onglet Boîte d'envoi contient les rapports qui ont été finalisés et sauvegardés pour une soumission ultérieure. Les rapports dans la Boîte d'envoi sont prêts à être soumis une fois que l'appareil se reconnecte à Internet ou lorsque l'utilisateur choisit de les envoyer manuellement.

Les rapports dans l'onglet Boîte d'envoi ne peuvent pas être modifiés.

Pour envoyer un rapport dans la Boîte d'envoi, utilisez le bouton Soumettre plus tard (⏱️), en bas à gauche de l'écran Soumettre le rapport.

La Boîte d'envoi contient :

  • Soumissions suspendues
  • Envois de rapports interrompus en raison de problèmes de connectivité.
  • Rapports marqués comme « Soumettre plus tard »
conseil

If you need a fully offline way to share files with others, consider exploring Nearby Sharing.

Submitted Reports​

  • The Submitted tab displays reports that have been successfully submitted to Google Drive.
  • Dans l'onglet Soumis, vous pouvez afficher et examiner les rapports soumis.
info

If the internet connection is interrupted, reports will go to the outbox tab and you will need to manually resume the submission.